Upphandlingar
Varje länsstyrelse är en egen upphandlande myndighet. Vi gör inköp och upphandlingar av varor och tjänster, till exempel kontorsmaterial, naturvårdsåtgärder, kulturminnesvård, undersökningar och utredningar.
I portalen finns möjlighet att ladda hem kompletta upphandlingsdokument och att anmäla dig till våra dynamiska inköpssystem för olika uppdrag. Om listan är tom pågår inga upphandlingar.
Dynamiska inköpssystem
Vi använder oss också av dynamiska inköpssystem (DIS). Detta liknar vanliga ramavtal, men skillnaden är att företag kan ansluta löpande under hela avtalstiden. För att se underlag och anmäla intressen går du in på länken under Aktuella upphandlingar ovan.
En förutsättning för att anmälan ska godkännas är att du som leverantör har den kompetens som krävs och att företagets ekonomi är i ordning. Efter att din ansökan godkänts av Länsstyrelsen kommer du att få alla avropsförfrågningar i det aktuella inköpssystemet via e-post. En godkänd ansökan innebär inte att du som leverantör förbinder dig till något. Mer information om DIS nedan.
Information om hur du gör för att ansluta till våra dynamiska inköpssystem
Pdf, 1 MB.
Vi genomför i huvudsak våra upphandlingar i tjänsten Mercell TendSign.
Råd till anbudsgivare
Det är flera formaliteter som måste vara avklarade när du ska lämna anbud. Att delta i en upphandling och lämna anbud behöver inte vara så krångligt som det kan se ut vid första anblick.
Börja i tid
I underlagen begär vi ofta in certifieringar, intyg och andra uppgifter som kan ta tid att samla in. Det är därför bra att läsa igenom vad som krävs i god tid innan sista anbudsdag.
Läs förfrågningsunderlaget noga
Eftersom möjligheten för att komplettera anbudet i efterhand är mycket begränsad är det viktigt att alla frågor som ställs i upphandlingsdokumentet besvaras klart och tydligt. Gå igenom upphandlingsdokumentet och tänk på följande:
- Stämmer tekniska och andra specifikationer med vad du kan erbjuda?
- Stäm av mot kraven.
Ställ frågor och förtydligande
Påtala eventuella brister i upphandlingsdokumenten så tidigt som möjligt under anbudstiden. Hur du ställer frågor framkommer av upphandlingsdokumentet. Svar på inkomna frågor publiceras även så att alla anbudsgivare får samma information.
Frågor och svar bidrar till att upphandlingsprocessen blir mer genomskinlig och rättvis.
Svara även på självklara frågor
Även om vi känner till dig som leverantör kan vi endast utgå från de svar du lämnat i anbudet.
Följ krav och villkor
Det är viktigt att du kan leva upp till alla angivna ”ska-krav” och att du accepterar de angivna avtalsvillkoren.
Om du inte kan uppfylla alla krav
Det är möjligt att inleda ett samarbete med ett annat företag och åberopa det företagets kapacitet. Tänk även på möjligheten att bli underleverantör.
Kontrollera ditt anbud
Det viktigaste rådet vi kan ge är att du bör kontrollera noga så att alla intyg, certifieringar och uppgifter som vi frågar efter i upphandlingsdokumentet finns med i ditt anbud. Lagen ger oss små möjligheter att be dig komplettera i efterhand.
Kontrollera datum
Det är viktigt att du lämnar in anbudet senast sista anbudsdagen. Vi prövar inte anbud som lämnats in försent.
Lämna in anbudet på det sätt och i den form som efterfrågas
I upphandlingsdokumentet står det tydligt hur du ska lämna in ditt anbud. För att ditt anbud ska bli giltigt är det är viktigt att du följer instruktionen.
Avvakta tilldelningsbeslut
Efter att anbuden har utvärderats kommer vi skicka ut ett tilldelningsbeslut. I beslutet kommer det framgå hur utvärderingen gått till samt vilken anbudsgivare som har vunnit upphandlingen.
Frågor och svar om upphandlingar
Ett urval av de återkommande frågor vi får om vad som gäller vid upphandlingar.
Alla företag och organisationer kan lämna anbud med förutsättning att de kan uppfylla upphandlingens ställda krav.
Anbud lämnas via upphandlingsportalen Mercell TendSign.
Mercell TendSign 
Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Sekretess för ett upphandlingsärende gäller från det att upphandlingen påbörjats till att länsstyrelsen är färdig med utvärderingen av anbuden. Sekretessen bryts först när tilldelningsbeslutet meddelas. Tilldelningsbeslutet skickas till samtliga anbudsgivare och innehåller information om vilken anbudsgivare som har tilldelats kontraktet och anledningen till detta.
Efter att tilldelningsbeslutet har meddelats blir inkomna anbud offentliga handlingar. Det innebär att andra leverantörer kan begära ut handlingarna.
Ett upphandlingsdokument är det underlag där det framgår vad vi efterfrågar i den aktuella upphandlingen. De flesta upphandlingsdokument är uppbyggda enligt samma mall och följer en tydlig struktur.
Kraven måste vara rimliga i hänsyn till vad som ska upphandlas. Krav i en upphandling kan delas upp i två:
- krav på leverantören
- krav på det som ska levereras
Krav på leverantören kan till exempel vara ekonomisk styrka. Krav på det som ska levereras kan till exempel vara leveranstid och utformning av tjänst eller vara.
Nej, det är inte tillåtet att ställa krav på att leverantören ska vara bunden till ett kollektivavtal. Det följer av de grundläggande principerna, främst proportionalitetsprincipen. Det är däremot möjligt att ställa särskilda arbetsrättsliga villkor, exempelvis lön, semester och arbetstid som är i nivå med svenska kollektivavtal.
Nej, det finns inget krav att man alltid måste välja lägst pris. Länsstyrelsen kan välja en vara eller tjänst som är ”ekonomiskt mest fördelaktig”, då utvärderas fler aspekter än pris.
Har du frågor i en pågående upphandling ska frågor ställas via upphandlingssystemets frågefunktion.
Har du andra frågor om upphandlingar kan du kontakta våra upphandlare genom
e-postadressen nedan. Det finns även möjlighet att boka ett möte med en upphandlare.
Ja, Länsstyrelsen arbetar aktivt med hållbarhetskrav i upphandling.
I Lagen om offentlig upphandling framgår det att det inte är tillåtet att behandla leverantörer olika beroende på geografisk hemvist. Den fria rörligheten inom EU och Lagen om offentlig upphandling styr hur upphandlingar får göras. Länsstyrelsen kan däremot skapa goda förutsättningar för lokala, ofta mindre företag, genom att utforma upphandlingsdokumentet så att fler kan lämna anbud.
Ett ramavtal är ett avtal där man har kommit överens om villkor som senare kommer att gälla för en viss vara eller tjänst.
Ramavtal, Upphandlingsmyndigheten
Länk till annan webbplats.
Ett ramavtal får maximalt gälla i fyra år. Endast vid särskilda fall får ett ramavtal gälla under längre period.