Upphandlingar
Varje länsstyrelse är en egen upphandlande myndighet. Vi gör inköp och upphandlingar av varor och tjänster, till exempel kontorsmaterial, naturvårdsåtgärder, kulturminnesvård, undersökningar och utredningar.
Vi genomför i huvudsak våra upphandlingar i tjänsten Mercell TendSign.
Där hittar du även våra aktuella upphandlingar. Om listan är tom pågår inga upphandlingar:
Råd till anbudsgivare
Det är flera formaliteter som måste vara avklarade när du ska lämna anbud till en statlig myndighet. Att delta i en upphandling och lämna anbud behöver inte vara så krångligt som det kan se ut vid första anblick.
- Börja i tid. I underlagen begär vi ofta in certifieringar, intyg och andra uppgifter som kan ta tid att samla in. Det är därför bra att läsa igenom vad som krävs i god tid innan sista anbudsdag.
- Läs förfrågningsunderlaget noga. Eftersom möjligheten för att komplettera anbudet i efterhand är mycket begränsad är det viktigt att alla frågor som ställs i förfrågningsunderlaget besvaras klart och tydligt. Gå igenom förfrågningsunderlaget och tänk på följande:
- Stämmer tekniska och andra specifikationer med vad du kan erbjuda?
- Stäm av mot kraven.
- Ställ frågor och be om förtydligande. Påtala eventuella brister i upphandlingsdokumenten så tidigt som möjligt under anbudstiden. Hur du ställer frågor framkommer av förfrågningsunderlaget. Svar på inkomna frågor publiceras även så att alla anbudsgivare får samma information.
Frågor och svar bidrar till att upphandlingsprocessen blir mer genomskinlig och rättvis. - Svara även på självaklara frågor. Även om vi känner till dig som leverantör kan vi endast utgå från de svar du lämnat i anbudet.
- Följ krav och villkor. Det är viktigt att du kan leva upp till alla angivna ”ska-krav” och att du accepterar de angivna avtalsvillkoren.
- Om du inte kan uppfylla alla krav. Det är möjligt att inleda ett samarbete med ett annat företag och åberopa det företagets kapacitet. Tänk även på möjligheten att bli underleverantör.
- Kontrollera ditt anbud. Det viktigaste rådet vi kan ge är att du bör kontrollera noga så att alla intyg, certifieringar och uppgifter som vi frågar efter i förfrågningsunderlaget finns med i ditt anbud. Lagen ger oss små möjligheter att be dig komplettera i efterhand.
- Kontrollera datum. Det är viktigt att du lämnar in anbudet senast sista anbudsdagen. Vi prövar inte anbud som lämnats in försent.
- Lämna in anbudet på det sätt och i den form som efterfrågas. I förfrågningsunderlaget står det tydligt hur du ska lämna in ditt anbud. För att ditt anbud ska bli giltigt är det är viktigt att du följer instruktionen.
- Avvakta tilldelningsbeslut. Efter att anbuden har utvärderats kommer vi skicka ut ett tilldelningsbeslut. I beslutet kommer det framgå hur utvärderingen gått till samt vilken anbudsgivare som har vunnit upphandlingen.
Frågor och svar om hur du upphandlar
Ett urval av de återkommande frågor vi får om vad som gäller vid upphandlingar.
Alla företag och organisationer kan lämna anbud med förutsättning att de kan uppfylla upphandlingens ställda krav.
För att skapa en enklare och effektivare handläggning använder Länsstyrelsen elektronisk anbudsgivning. Anbud lämnas via upphandlingssystemet Mercell TendSign.
Sekretess för ett upphandlingsärende gäller från det att upphandlingen påbörjats till att länsstyrelsen är färdig med utvärderingen av anbuden. Sekretessen bryts först när tilldelningsbeslutet meddelas. Tilldelningsbeslutet skickas till samtliga anbudsgivare och innehåller information om vilken anbudsgivare som har tilldelats kontraktet och anledningen till detta.
Efter att tilldelningsbeslutet har meddelats, blir inkomna anbud offentliga handlingar. Det innebär att andra leverantörer kan begära ut handlingarna.
Ett förfrågningsunderlag är det underlag där det framgår vad vi efterfrågar i den aktuella upphandlingen. De flesta förfrågningsunderlag är uppbyggda enligt samma mall och följer en tydlig struktur.
Frågor och svar om dynamiskt inköpssystem, DIS
Vi använder oss av dynamiska inköpssystem (DIS). Detta liknar vanliga ramavtal, men skillnaden är att företag kan ansluta löpande under hela avtalstiden. För att se underlag och anmäla intressen följer du instruktionerna i avsnittet Hur anmäler du dig till dynamiskt inköpssystem, DIS?
En förutsättning för att anmälan ska godkännas är att du som leverantör har den kompetens som krävs och att företagets ekonomi är i ordning. Efter att din ansökan godkänts av länsstyrelsen kommer du att få alla avropsförfrågningar i det aktuella inköpssystemet via e-post. En godkänd ansökan innebär inte att du som leverantör förbinder dig till något.
En förutsättning för att anmälan ska godkännas är att du som leverantör har den kompetens som krävs och att företagets ekonomi är i ordning. Efter att din ansökan godkänts av länsstyrelsen kommer du att få alla avropsförfrågningar i det aktuella inköpssystemet via e-post. En godkänd ansökan innebär inte att du som leverantör förbinder dig till något.
Är du intresserad ansöker du om att gå med i ett eller flera av våra dynamiska inköpssystem, DIS. Alla inköpssystem löper under flera år. Att registrera sig och ansöka om att delta är kostnadsfritt.
Via följande länk hittar du Länsstyrelsen Västernorrlands aktuella upphandlingar och kan komma vidare för att registrera dig:
- Du länkas till webbplatsen Opic och en lista över Länsstyrelsen Västernorrlands alla upphandlingar, inklusive de för dynamiska inköpssystem, DIS.
- Klicka på rubriken på det DIS du är intresserad av.
- Du kommer till information om aktuellt DIS. Klicka sedan på knappen Hämta upphandlingsdokument.
- Du kommer nu till en inloggningsruta på webbplatsen tendsign.com.
Har du redan ett konto, loggar du in.
Om du inte har ett konto, klicka på knappen Skapa konto under inloggningsrutan. Därefter väljer du vilken typ av konto du vill registrera dig till. Fyll i dina företagsuppgifter och klicka på Registrera. Därefter loggar du in på ditt skapade konto. - Registreringen innebär att du kommer åt upphandlingsdokumenten där du kan läsa mer och ansöka om att delta i det DIS som du är intresserad av.
- När ansökan är godkänd kommer du få en bekräftelse på detta.
- När du är godkänd kommer du automatiskt få de förfrågningar som annonseras. Du får avisering via e-post och i Mercell TendSign.
- Du lämnar anbud på de uppdrag du är intresserad av.
- Har du frågor eller behöver hjälp kan du kontakta Länsstyrelsens Västernorrlands upphandlare via e-post: upphandling.vasternorrland@lansstyrelsen.se
Frågor och svar om krav och urval
Kraven måste vara rimliga i hänsyn till vad som ska upphandlas. Krav i en upphandling kan delas upp i två:
- krav på leverantören
- krav på det som ska levereras.
Krav på leverantören kan till exempel vara ekonomisk styrka. Krav på det som ska levereras kan till exempel vara leveranstid och utformning av tjänst eller vara.
Nej, det är inte tillåtet att ställa krav på att leverantören ska vara bunden till ett kollektivavtal. Det följer av de grundläggande principerna, främst proportionalitetsprincipen. Det är däremot möjligt att ställa särskilda arbetsrättsliga villkor, exempelvis lön, semester och arbetstid som är i nivå med svenska kollektivavtal.
Nej, det finns inget krav att man alltid måste välja lägst pris. Länsstyrelsen kan välja en vara eller tjänst som är ”ekonomiskt mest fördelaktig”, då utvärderas fler aspekter än pris.
Ja, länsstyrelsen arbetar aktivt med hållbarhetskrav i upphandling.
I lagen om offentlig upphandling (LOU) framgår det att det inte är tillåtet att behandla leverantörer olika beroende på geografisk hemvist. Den fria rörligheten inom EU och lagen om offentlig upphandling styr hur upphandlingar får göras. Länsstyrelsen kan däremot skapa goda förutsättningar för lokala, ofta mindre företag, genom att utforma förfrågningsunderlaget så att fler kan lämna anbud.
Frågor och svar om ramavtal
Ett ramavtal är ett avtal där man har kommit överens om villkor som senare kommer att gälla för en viss vara eller tjänst. Ramavtal kan tecknas för upphandlingar av såväl varor och tjänster som byggentreprenader.
Ramavtal, Upphandlingsmyndigheten Länk till annan webbplats.
Ett ramavtal får maximalt gälla i fyra år. Endast vid särskilda fall får ett ramavtal gälla under längre period.