Upphandlingar

Länsstyrelsen är en egen upphandlande myndighet. Vi gör inköp och upphandlingar av varor och tjänster som till exempel kontorsmaterial, skyltar, undersökningar och utredningar.

Länsstyrelsen följer lagen om offentlig upphandling (LOU) och avropar från de statliga ramavtalen. Vi har fastställda riktlinjer för hur vi ska köpa eller hyra varor och tjänster.

Råd till anbudsgivare

Det är flera formaliteter som måste vara avklarade när du ska lämna anbud till en statlig myndighet. Att delta i en upphandling och lämna anbud behöver inte vara så krångligt som det kan se ut vid första anblick.

Börja i tid

I underlagen begär vi ofta in certifieringar, intyg och andra uppgifter som kan ta tid att samla in. Det är därför bra att läsa igenom vad som krävs i god tid innan sista anbudsdag.

Läs förfrågningsunderlaget noga

Eftersom möjligheten för att komplettera anbudet i efterhand är mycket begränsad är det viktigt att alla frågor som ställs i förfrågningsunderlaget besvaras klart och tydligt. Gå igenom förfrågningsunderlaget och tänk på följande:

  • Stämmer tekniska och andra specifikationer med vad du kan erbjuda?
  • Stäm av mot kraven.

Ställ frågor och förtydligande

Påtala eventuella brister i upphandlingsdokumenten så tidigt som möjligt under anbudstiden. Hur du ställer frågor framkommer av förfrågningsunderlaget. Svar på inkomna frågor publiceras även så att alla anbudsgivare får samma information.

Frågor och svar bidrar till att upphandlingsprocessen blir mer genomskinlig och rättvis.

Svara även på självklara frågor

Även om vi känner till dig som leverantör kan vi endast utgå från de svar du lämnat i anbudet.

Följ krav och villkor

Det är viktigt att du kan leva upp till alla angivna ”ska-krav” och att du accepterar de angivna avtalsvillkoren.

Om du inte kan uppfylla alla krav

Det är möjligt att inleda ett samarbete med ett annat företag och åberopa det företagets kapacitet. Tänk även på möjligheten att bli underleverantör.

Kontrollera ditt anbud

Det viktigaste rådet vi kan ge är att du bör kontrollera noga så att alla intyg, certifieringar och uppgifter som vi frågar efter i förfrågningsunderlaget finns med i ditt anbud. Lagen ger oss små möjligheter att be dig komplettera i efterhand.

Kontrollera datum

Det är viktigt att du lämnar in anbudet senast sista anbudsdagen. Vi prövar inte anbud som lämnats in försent.

Lämna in anbudet på det sätt och i den form som efterfrågas

I förfrågningsunderlaget står det tydligt hur du ska lämna in ditt anbud. För att ditt anbud ska bli giltigt är det är viktigt att du följer instruktionen.

Avvakta tilldelningsbeslut

Efter att anbuden har utvärderats kommer vi skicka ut ett tilldelningsbeslut. I beslutet kommer det framgå hur utvärderingen gått till samt vilken anbudsgivare som har vunnit upphandlingen.

Anbudsgivarens personuppgiftsbehandling

Anbudsgivaren ska säkerställa att denne har laglig grund enligt artikel 6 i EU:s dataskyddsförordning (GDPR) för behandling av personuppgifter i samband med att anbud lämnas till Länsstyrelsen i Stockholms län vid en upphandling. Det innefattar såväl personuppgifter rörande anbudsgivens anställda som andra personer som förekommer i aktuellt anbud.

Anbudsgivare ska i enlighet med GDPR informera sina anställda och andra personer om att ni behandlar deras personuppgifter i anbud som lämnas till Länsstyrelsen i Stockholm. Det är bra om ni i samband med sådan information hänvisar till den information som ges på denna sida.

Information till den som anges som kontaktperson för anbudet

Länsstyrelsen i Stockholm kan begära att det ska anges en kontaktperson och/eller ett ombud för anbudet. Avseende dessa personer behandlar Länsstyrelsen uppgift om namn och arbetsrelaterade personuppgifter såsom, telefonnummer och e-postadress.

Länsstyrelsen behandlar dessa personuppgifter i syfte att administrera anbudet.

Information till personer som förekommer i anbud, exempelvis anställda hos anbudsgivare, referenspersoner med flera

Ibland begär Länsstyrelsen också att anbudsgivare ska bifoga vissa uppgifter eller dokument till sitt anbud som innehåller personuppgifter om exempelvis företagets anställda eller andra personer såsom exempelvis referenspersoner. De uppgifter som det kan röra sig om i dessa fall är namn, titel, telefonnummer och e-postadress avseende arbete samt yrkesmässiga kvalifikationer (CV) med mera.

Länsstyrelsen behandlar dessa personuppgifter i syfte att kontrollera om anbudsgivaren uppfyller uppställda krav i upphandlingen.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter och mottagare av personuppgifter

Den lagliga grunden för Länsstyrelsens behandlingen av personuppgifter i detta sammanhang är allmänt intresse. Mottagare av personuppgifterna är främst upphandlare och andra anställda i hos Länsstyrelsen i Stockholm som medverkar i den aktuella upphandlingen.

Länsstyrelsens användning av personuppgiftsbiträden vid upphandling

Länsstyrelsens upphandlingar hanteras elektroniskt via Tendsign som är ett webbaserat verktyg för administrering av upphandlingsprocessen som tillhandahålls av Mercell Commerce AB. Mercell Commerce AB utgör ett personuppgiftsbiträde till Länsstyrelsen vid den behandling av dina personuppgifter som sker i Tendsign. Länsstyrelsen har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med Mercell Commerce AB för att säkerställa att företaget hanterar personuppgifter i Tendsign på ett säkert sätt.

Allmänna handlingar och bevarandetid

Observera att handlingar som ges in till Länsstyrelsen i Stockholm, exempelvis anbud i en upphandling, blir allmänna handlingar. Vem som helst kan begära att få en kopia av dessa. Länsstyrelsen gör alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) innan myndigheten lämnar ut handlingar som innehåller personuppgifter.

Den tid som Länsstyrelsen i Stockholm sparar ett anbud beror på om anbudet antagits eller inte. Inkomna anbud i en upphandling som inte antagits gallras/raderas fyra år efter att avtalet slöts medan anbud som antagits alltid bevaras i Länsstyrelsens arkiv.

Övergripande information om hur personuppgifter hanteras hos Länsstyrelsen i Stockholm

Via länken nedan hittar du övrig information om hur dina personuppgifter hanteras hos Länsstyrelsen i Stockholm, exempelvis den registrerades rättigheter, kontakt med länsstyrelsernas dataskyddsombud, personuppgiftsansvarig etc.

Övergripande information om hur personuppgifter hanteras hos Länsstyrelsen i Stockholm Länk till annan webbplats.

Mer information om GDPR på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats.

Mer information om offentlig upphandling

Upphandlingsmyndigheten ger stöd genom att utveckla och förmedla kunskap, verktyg och metoder för offentlig upphandling.

Upphandlingsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats.

Konkurrensverket är tillsynsmyndighet för offentlig upphandling.

Konkurrensverkets webbplats Länk till annan webbplats.

Kontakt

Länsstyrelsen Stockholm

Box 22067, 104 22 Stockholm