Så hanterar vi dina personuppgifter

Länsstyrelsen hanterar personuppgifter inom flera olika verksamhetsområden. Personuppgifterna ska behandlas enligt lagar och regler för att skydda din integritet. Här berättar vi hur Länsstyrelsen behandlar personuppgifter, vilka rättigheter du har och hur du kommer i kontakt med oss om du vill veta mer.

Det här är en personuppgift

En personuppgift är information som på något sätt kan kopplas till dig som person. Det kan till exempel vara ditt namn, ditt personnummer eller din e-postadress. Det kan också vara foton, filmer eller ljudinspelningar där du är med och kan identifieras. På Integritetsskyddsmyndighetens webbplats finns mer detaljerad information om vad som räknas som en personuppgift:

Vad är personuppgifter?, Integritetsskyddsmyndigheten Länk till annan webbplats.

Så hanterar vi personuppgifter

På Länsstyrelsen hanterar vi dina personuppgifter för att kunna genomföra våra uppdrag. Vi hanterar bland annat dina personuppgifter för att det ska vara möjligt för dig att använda våra tjänster och för att vi ska kunna utföra åtaganden som vi har mot dig. När vi behandlar dina personuppgifter värnar vi om din personliga integritet.

Vi sparar dina personuppgifter så länge som Länsstyrelsen har ett syfte för att ha kvar informationen. Personuppgifter som förekommer i allmänna handlingar kommer att sparas, eftersom Länsstyrelsen som myndighet har skyldighet att bevara allmänna handlingar.

För vissa allmänna handlingar kan det dock finnas beslut om gallring som gör att allmänna handlingar får rensas efter en viss angiven period. Det är bara när det finns ett gallringsbeslut som personuppgifter i allmänna handlingar kan raderas, det görs i samband med rensningen.

Dina personuppgifter är bara tillgängliga för personer som behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Enligt offentlighetsprincipen, som tillhör en av Sveriges grundlagar, har allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar som inte är belagda med sekretess. Eftersom dina personuppgifter kan ingå i allmänna handlingar betyder det att andra personer samt mediebolag eller marknadsföringsbolag har rätt att se dessa handlingar om deras ändamål inte strider mot dataskyddslagstiftning eller på annat sätt är sekretessbelagda i offentlighets- och sekretesslagen.

Länsstyrelsen kan dessutom behöva lämna nödvändig information till myndigheter såsom polisen, Skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Länsstyrelsen strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES (Europeiska Unionen/Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet). Uppgifterna kan dock i vissa situationer överföras till, och behandlas i, länder utanför EU/EES. Det beror på att en del av våra leverantörer eller underleverantörer är internationella organisationer som till exempel Microsoft och Google.

Länsstyrelsen kommer att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert både inom och utanför EU/EES.

Det här är dina rättigheter

Du äger dina egna personuppgifter och som registrerad person hos Länsstyrelsen har du flera rättigheter. Kontakta vårt dataskyddsombud om du har frågor eller önskar utöva någon av dina rättigheter.

Enligt dataskyddsförordningen har du alltid rätt att få information om vilka personuppgifter som Länsstyrelsen har registrerade om dig.

Kontakta dataskyddsombudet om du önskar ett registerutdrag om vilka personuppgifter vi behandlar och hur vi behandlar dem. Det tar normalt upp till en månad innan ett sådant registerutdrag kan skickas till dig.

Rätt till information, Integritetsskyddsmyndigheten Länk till annan webbplats.

Om du anser att någon personuppgift om dig är felaktig eller missvisande, kan du begära att den rättas eller i vissa fall används på ett mer begränsat sätt.

Kontakta dataskyddsombudet och förklara vad du anser är felaktigt och varför.

Rätt till rättelse, Integritetsskyddsmyndigheten Länk till annan webbplats.

I vissa fall har du rätt att få dina personuppgifter raderade. När dina personuppgifter behövs för att Länsstyrelsen ska kunna fullgöra sitt uppdrag eller framgår av en allmän handling kan vi inte radera uppgifterna.

Rätt till radering, Integritetsskyddsmyndigheten Länk till annan webbplats.

Du har rätt att göra invändningar mot Länsstyrelsens hantering av dina personuppgifter och att lämna in klagomål till dataskyddsmyndigheten. Du kan göra invändningar till dataskyddsombudet. Om myndigheten inte ändrar personuppgifterna har du rätt till ett överklagningsbart beslut.

Rätt att göra invändningar, Integritetsskyddsmyndigheten Länk till annan webbplats.

Kontakta oss om du har frågor eller synpunkter

Sveriges 21 länsstyrelser har ett gemensamt dataskyddsombud som du kan kontakta om du har frågor eller synpunkter på hur vi behandlar dina personuppgifter. Länsstyrelsernas dataskyddsombud heter Mikael Norberg och du kan kontakta honom via e-post:

dataskyddsombudet@lansstyrelsen.se

Dataskyddsombudet uppdrag är att

  • arbeta för att Länsstyrelserna följer dataskyddsförordningen
  • ge råd och stöd inom personuppgiftshantering och dataskydd
  • hjälpa dig som är registrerad hos Länsstyrelsen.
  • vara kontaktperson för tillsynsmyndigheten.

Länsstyrelserna har ett ordinarie och ett biträdande dataskyddsombud.

Så hanterar vi personuppgifter inom olika verksamheter

Inom ett antal verksamhetsområden behandlar Länsstyrelsen känsliga personuppgifter. Här kan du läsa mer om hur vi behandlar uppgifterna inom dessa områden.

Vi hanterar personuppgifter när vi arbetar med allmänna val till riksdag, kommun och region. Länsstyrelsen är regional valmyndighet med ansvar för att planera och genomföra allmänna val.

Hur hanterar vi personuppgifter om dig som röstar

Länsstyrelsen hanterar röstberättigade personers personuppgifter i samband med valdistriktsarbetet. Det handlar främst om fastighetsbeteckning och syftar till att placera varje fastighet i ett valdistrikt.

Om röstlängden (register över de personer som har rösträtt), behöver rättas kan vi behöva hantera personuppgifter som:

  • namn
  • medborgarskap
  • folkbokföringsadress
  • personnummer.

Rättningar gör vi efter vi fått en ansökan om ändring på grund av att det står fel i röstlängden. Det kan till exempel vara rättningar av adress eller vilken rösträtt personen har. När vi lägger till eller tar bort EU-medborgare i röstlängden behöver vi behandla personens uppgifter om namn, adress och personnummer.

Om du beställer en kopia av ditt röstkort (dubblettröstkort) hanterar vi namn, adress och personnummer. Det gör vi för att kunna söka fram rätt person i röstlängdsregistret.

Hur hanterar vi personuppgifter om dig som kandidat på en valsedel

Länsstyrelsen hanterar personuppgifter om dig som är kandidat på en valsedel. Det gör vi i samband med att vi beställer valsedlar inför valet och när vi genomför den slutliga rösträkningen och fastställer valresultatet. De personuppgifter vi hanterar är

  • namn
  • adress
  • personnummer
  • partibeteckning.

Länsstyrelsen behöver också samla in samtycke om du som kandidat vill ställa upp i valet. Vi kan även behöva hantera personuppgifter om folkbokföringsort och medborgarskap, för att avgöra om du som kandidat är valbar i aktuellt val.

När en ledamot som blivit vald avgår och ska ersättas med ny person hanterar vi också kandidaternas personuppgifter. De personuppgifter som vi hanterar är namn, adress, personnummer och partibeteckning.

Alla länsstyrelser har ett uppdrag att säkerställa att nationella minoriteters rättigheter tillgodoses. Länsstyrelsen i Stockholm har ett särskilt ansvar tillsammans med Sametinget att samordna och följa upp hur Sveriges minoritetspolitik genomförs i landets kommuner och myndigheter.

Inom uppdraget behandlar Länsstyrelsen personuppgifter och i vissa fall även känsliga personuppgifter. Behandling av uppgifter som namn, kontaktuppgifter och i vissa fall etniskt ursprung förekommer när vi är i kontakt med minoritetsorganisationer, kommuner och statliga myndigheter och i samband med hanteringen av

  • ansökningar om statsbidrag,
  • samråd,
  • utbildningar,
  • uppföljningar.

Behandling av känsliga personuppgifter förekommer när den nationella minoriteten och minoritetsspråket också har koppling till ett etniskt ursprung. Det är specifika behandlingar som har tydligt stöd i länsstyrelsernas uppdrag inom minoritetspolitiken.

I vissa fall hanterar vi personuppgifter som på ett tydligt sätt har offentliggjorts av den registrerade själv, till exempel i egenskap av företrädare för organisation för den aktuella nationella minoriteten.

Varför behandlar vi personuppgifterna?

Vi hanterar personuppgifterna eftersom behandlingen är nödvändig för att kunna utföra Länsstyrelsens uppdrag och hantera uppgifter av allmänt intresse.

Den rättsliga grunden, för att behandla känsliga personuppgifter inom uppdraget är ett viktigt allmänt intresse.

Länsstyrelsen utför djurskyddskontroller. Dels regelbundna planerade kontroller främst avseende lantbrukets djur. Dels kontroller när vi får in en anmälan om att ett djur hanteras felaktigt eller far illa.

Länsstyrelsen hanterar personuppgifterna för att kunna genomföra vårt uppdrag i enlighet med djurskyddslagen och lagen om tillsyn över hundar och katter.

Hur hanterar vi personuppgifter i samband med kontrollerna

Länsstyrelsen hanterar till exempel personuppgifter som

  • namn
  • personnummer
  • kontaktuppgifter.

Det händer att vi också hanterar uppgifter om hälsa och lagöverträdelser. Personuppgifterna kommer från djurskyddsanmälningar, kontrollrapporter och fakturor.

Vem hanterar personuppgifterna

Personuppgifterna kan hanteras av andra statliga myndigheter. Till exempel kan Polismyndigheten behöva hantera uppgifterna vid begäran om polishandräckning eller förvaltningsrätten och kammarrätten vid överklagan av beslut som Länsstyrelsen har fattat.

När vi handlägger djurskyddsärenden uppdateras uppgifterna i Jordbruksverkets it-system. Kontakta Jordbruksverket om du har frågor om hur personuppgifterna hanteras där.

Hur länge sparas personuppgifterna

Anmälningar som leder till kontroll av djurskydd är allmänna handlingar. Allmänna handlingar ska bevaras enligt arkivlagstiftningen. Det innebär att även personuppgifterna i handlingarna bevaras. Allmänna handlingar får endast gallras om det finns ett gallringsbeslut.

För djurskyddsärenden gäller en gallringsfrist på 5-10 år, beroende på ärendets art

Handlingar i ärenden som leder till förbud eller åtal bevaras för alltid.

Länsstyrelsen utövar tillsyn över kommunens överförmyndare. Utsedda länsstyrelser hanterar ärenden för flera län. Inom tillsynen genomförs inspektioner där Länsstyrelsen granskar om överförmyndarnas handläggning följer författningar och sker på ett rättssäkert och lämpligt sätt.

Länsstyrelsen hanterar personuppgifterna för att kunna genomföra vårt uppdrag i enlighet med föräldrabalken och förmynderskapsförordningen.

Som en del av tillsynen granskar Länsstyrelsen överförmyndare efter att vi fått en anmälan, till exempel från en anhörig. Länsstyrelsens tillsyn utmynnar i ett protokoll till överförmyndaren där det förekommer personuppgifter om huvudmän och ställföreträdare. Protokollet skickas till kommunen och är en allmän handling både hos Länsstyrelsen och hos kommunen.

Hur hanterar vi personuppgifter i tillsynen

Länsstyrelsen hanterar personuppgifter som

  • kommunens aktnummer
  • namn
  • personnummer
  • kontaktuppgifter
  • fastighetsbeteckning
  • uppgifter om hälsa
  • uppgifter om ekonomiska och sociala förhållanden.

Vem som hanterar personuppgifterna

Personuppgifterna delas med kommunens tjänstemän. Uppgifterna kan också lämnas till Polismyndigheten i samband med en polisanmälan.

När länsstyrelsen granskar överförmyndarens akter lånas de från kommunen eller så sker granskningen på plats hos kommunen. Det innebär att länsstyrelsens handläggare främst läser uppgifter rörande ställföreträdare och huvudmän. Handlingar som lämnas in till länsstyrelsen blir allmänna handlingar hos Länsstyrelsen.

Huvudregeln är att personuppgifter i allmänna handlingar bevaras i enlighet med arkivlagstiftningen. Inkomna kopior av handlingar och register från överförmyndare som inte längre behövs för ändamålet gallras i enlighet med gällande gallringsbeslut.

Länsstyrelsen kan ta emot anmälningar om missförhållanden, så kallad visselblåsning. I samband med visselblåsning kan vi komma att behandla dina personuppgifter. Länsstyrelsen har en lagstadgad skyldighet att hantera visselblåsning och har därför rätt att behandla personuppgifterna enligt dataskyddsförordningen.

Det är du som anmäler missförhållanden som styr vilka personuppgifter som du väljer att dela med dig av till Länsstyrelsen.

Vi hanterar uppgifterna om de är nödvändiga för uppföljning

Personuppgifter behandlas bara om det är nödvändig för uppföljning av din anmälan. De uppgifter som inte är nödvändiga för uppföljningen raderar vi snarast möjligt.

De personuppgifter som vi hanterar i uppföljning får även användas om det sker i överensstämmelse med lag eller förordning.

Vem hanterar uppgifterna

Det är bara de personer som är utsedda som behöriga att ta emot, följa upp och lämna återkoppling på anmälningar om visselblåsning som får ha tillgång till personuppgifterna. Tillgången till personuppgifter är begränsad till vad var och en av dessa personer behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter.

Hur länge uppgifterna hanteras

Personuppgifter i ett uppföljningsärende får inte hanteras längre än två år efter det att ärendet avslutades. Tidsgränsen på två år hindrar inte att en myndighet får arkivera och bevara allmänna handlingar eller överlämna arkivmaterial till en arkivmyndighet.

Så hanterar vi personuppgifter i digitala tjänster som delas med andra aktörer

Det förekommer att Länsstyrelsen hanterar personuppgifter i digitala tjänster som vi delar med myndigheter och andra organisationer. I dessa fall gör Länsstyrelsen en överenskommelse med aktuell organisation, ett så kallat arrangemang.

Överenskommelserna reglerar det gemensamma personuppgiftsansvaret mellan organisationerna och tydliggör roller, varför data delas och med vilket rättsligt stöd som personuppgifterna hanteras. I överenskommelsen framgår också den registrerade personens rättigheter.

Kontakta Länsstyrelsernas dataskyddsombud om du önskar få tillgång till överenskommelserna.

Kontakta Länsstyrelsernas dataskyddsombud om du önskar få tillgång till överenskommelserna.

Nemus

Typ av tjänst: Inlämningsfunktion för skogsägare
Överenskommelse mellan: Länsstyrelsen och Skogsstyrelsen

Nyps

Typ av tjänst: Projekt- och stödärendehanteringssystem
Överenskommelse mellan: Länsstyrelsen och Tillväxtverket

Vindbrukskollen

Typ av tjänst: Webbaserad kartapplikation med information om projektering och etablering av vindkraft i Sverige.
Överenskommelse mellan: Länsstyrelsen och Energimyndigheten

Kontakt

Dela sidan:

Landshövding

Allan Widman

Besöksadress

Regeringsgatan 1

Postadress

391 86 Kalmar

Organisationsnummer

202100-2304

Följ oss