Håll samrådsmöten med övriga parter

Utgå från vägledningen som du fick vid myndighets­samrådet om vilka du bör samråda med utöver kommunens miljönämnd och Länsstyrelsen. Det vill säga andra myndigheter, kommunala verksamheter, de som kan antas bli särskilt berörda och allmänheten som kan antas bli berörd – den så kallade samrådskretsen. Det är dock du som verksamhetsutövare som ansvarar för den slutliga avgränsningen av samrådskretsen.

Vi rekommenderar att du genomför separata samrådsmöten som du anpassar utifrån parternas förkunskap, erfarenhet av samråds­processen och olika uppdrag och intressen att bevaka.

Tänk på att ta mötesanteckningar även under dessa samrådsmöten och lägg in dem i samråds­redogörelsen.

Samråd med enskilda och allmänhet

Generellt sett är särskilt berörda de som förväntas drabbas särskilt av störningar. Oftast handlar det om närboende och närliggande verksamheter som skolor, affärer och industrier. Allmänhet kan till exempel vara miljö­organisationer, lokala föreningar och intresserade privatpersoner.

För att lyckas med möten med enskilda och allmänhet är det viktigt att du under mötet främjar en god dialog och besvarar frågor. Förbered dig på att kunna ge en god förståelse för hur deltagarna kan påverkas av verksamheten.

Enskilda som du antar blir särskilt berörda

Du kan välja att bjuda in de särskilt berörda till ett gemensamt möte eller till flera olika. En rekommendation är att avgöra antal möten beroende på hur störningarna drabbar de enskilda.

• Om störningarna är ungefär av samma karaktär för alla närboende och verksamheter är det lämpligt med ett samrådsmöte där du bjuder in alla inom ett geografiskt område.
• Om störningarna är av olika karaktär för olika grupper av närboende och verksamheter kan det vara mer lämpligt att håla separata möten baserade på typ av störning.

Du bör alltid ta direkt kontakt med de enskilda som kan antas bli särskilt berörda när du bjuder in till samråd. Du kan till exempel bjuda in via telefon eller brev.

Allmänhet som du antar blir berörd

Det kan vara svårt att avgränsa och ta direkt kontakt med den allmänhet som kan antas bli berörd av den planerade verksamheten. Det kan därför vara en god idé att bjuda in till samråd genom annonsering.

Att ha med i en inbjudan till allmänhet eller enskilda

Det är lämpligt att du i en inbjudan, via brev eller annons har med följande information:

• kortfattad beskrivning av samråds­underlaget (plats, omfattning, utformning och miljöpåverkan)
• hänvisning till var det finns mer information att ta del av.
• hur mottagaren kan ställa frågor eller lämna synpunkter.
• svarsdatum när mottagaren som senast kan lämna synpunkter.