Förvalta pensions- och personalstiftelse

Förvaltar du en pensions- eller personalstiftelse? Här finns information om bland annat avgifter och krav på årsredovisningen.

Stiftelsens styrelse eller förvaltare ansvarar för förvaltningen av en stiftelse. Ansvaret handlar bland annat om att stiftelseförordnandet och relevant lagstiftning ska följas.

Reglerna ser lite olika ut för stiftelser och insamlingsstiftelser samt pensions- och personalstiftelser.

Ändra uppgifter för en pensions- och personalstiftelse

Ändringar i en pensions- och pensionsstiftelse ska anmälas och i vissa fall krävs tillstånd.

  • Styrelseledamöternas och suppleanternas namn, personnummer, bostadsadress, postadress och telefon, eller förvaltarens namn eller firma, postadress och telefon.
  • Revisors namn, personnummer, postadress. Om revisorn är ett registrerat revisorsbolag ska anges vem som är huvudansvarig revisor samt bolagets organisationsnummer.
  • Styrelsens eller förvaltarens sätesort.
  • Vem eller vilka som har rätt att företräda stiftelsen (firmateckning).
  • Styrelseledamöters eller firmatecknares rätt att företräda näringsdrivande stiftelse. Om någon av styrelsens ledamöter eller firmatecknare i en näringsdrivande stiftelse belagts med näringsförbud får de inte vara styrelseledamöter respektive firmatecknare för stiftelsen. Bifoga protokoll från Tingsrätten om näringsförbud.
  • Du måste också anmäla om en ordförande, ledamot, suppleant, revisor, revisorsupplent, förvaltare eller firmatecknare ändras.

Bifoga en kopia på beslutsprotokollet för ändringen.

När Länsstyrelsen gjort ändringarna i stiftelseregistret skickar vi alltid ett nytt registreringsbevis som bekräftelse på ändringarna.

Anmäl ändring av registeruppgifter för pensions- och personalstiftelse

Du som är registrerad som registertecknare, ordförande, styrelseledamot eller styrelsesuppleant (och ersätter en ordinarie styrelseledamot) anmäler ändringarna i våra e-tjänster.

Vill du ansöka på blankett, kontakta Länsstyrelsen.

Ändra i stiftelseförordnandet

Styrelsen i en pensions- eller personalstiftelse kan fatta beslut om ändring av föreskrifter i stiftelseförordnandet. Föreskrifterna i stiftelseförordnandet har vanligen formen av stadgar.

Länsstyrelsen kan godkänna ändring av ändamålet (permutation). Du ansöker om ändringen hos oss.

Sammanslagning, klyvning eller andra ändringar av grunderna för stiftelseförordnandet kan rymmas inom permutation även om inte ändamålstexten direkt berörs.

Ansök om ändring genom att:

  • Styrelsen fattar beslut om ändringarna.
  • Skicka de nya föreskrifterna till Länsstyrelsen tillsammans med kopia av styrelseprotokollet.
  • Betala avgiften till Länsstyrelsen. Ansökan om permutation eller andra ändringar handläggs först när avgiften har kommit in till Länsstyrelsen. 

Om styrelsen beslutat om andra ändringar än ändamålet så godkänner inte Länsstyrelsen ändringar med stöd av permutationsregeln. Vi kan ändå godkänna ändringarna om de inte står i strid med tryggandelagen.

Länsstyrelsens prövning:

  • Vid prövning av ansökan utreds bland annat om de föreslagna förändringarna innebär någon nackdel för stiftelsens destinatärer eller om de föreslagna stadgeändringarna står i strid med reglerna i tryggandelagen.
  • Vid prövningen av andra ändringar undersöks om de föreslagna stadgeändringarna står i strid med reglerna i tryggandelagen.
  • Vid såväl permutation som annan ändring av stadgarna får stiftelsen en skriftlig bekräftelse, eventuellt tillsammans med ett ändrat registreringsbevis.
  • Om ändringarna inte kan godtas meddelar Länsstyrelsen stiftelsen detta.

Om de ändrade stadgarna medför att ändringar ska göras i stiftelseregistret måste detta anmälas separat.

Skicka in årsredovisning

En pensions- eller personalstiftelse är alltid bokföringsskyldig.

Bokföringsskyldigheten innebär att pensions- och personalstiftelser alltid är skyldiga att göra en årsredovisning.

Vanliga frågor och svar om årsredovisningen

Nej, årsredovisningen ska lämnas in senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. Tidpunkten är reglerad i lag och Länsstyrelsen kan inte lämna anstånd eller dispens från det kravet.

Ja, om stiftelsen tagit fram årsredovisningen i elektronisk form kan den skrivas under med avancerad elektronisk underskrift.

Ja, styrelseprotokoll får skrivas under med avancerad elektronisk underskrift. Styrelseprotokoll ska skrivas under av den som varit protokollförare. Det ska även justeras och skrivas under av ordföranden om inte denne har fört protokollet.

Om inte stiftelsens föreskrifter säger annat kan styrelsen hålla möte över telefon eller exempelvis genom en digital mötestjänst, om de som har rätt att delta går med på det. Protokoll ska föras och skrivas under av protokollföraren och ordförande om inte denne har fört protokollet. Om flera ledamöter ska skriva under protokollet kan det skickas mellan ledamöterna så att det blir en fysisk underskrift av alla.

Avgifter

Länsstyrelsen tar ut avgifter från stiftelser i olika situationer. Avgiften ska betalas senast sex månader efter utgången av stiftelsens senaste räkenskapsår. Länsstyrelsen skickar alltid ut en faktura i god tid före sista betalningsdatum.

En stiftelse som är registrerad i stiftelseregistret ska betala en årlig registerhållningsavgift. För en pensionsstiftelse eller personalstiftelse är avgiften 425 kronor per år.

När ett stiftelseförordnande för en pensions- eller personalstiftelse ändras ska Länsstyrelsen ta ut en permutationsavgift.

Om du behöver beställa ett registreringsbevis (utdrag ur stiftelseregistret) gör du det via vår e-tjänst. Ett registreringsbevis kostar 225 kronor.

Alla stiftelser ska ha minst en revisor

En pensions- eller personalstiftelse ska alltid ha minst en revisor. Många gånger står det i stiftelseförordnandet att revisorn ska utses av arbetsgivaren eller vara samma som för arbetsgivaren.

Revisorn ska ha relevant erfarenhet för att fullgöra uppdraget.

Information till dig som är revisor i en stiftelse Pdf, 611.6 kB.

Förordnanden inom pensions- och personalstiftelser

Länsstyrelsen ska i vissa fall förordna ordförande för pensions- och personalstiftelser. Länsstyrelsen kan även i vissa fall förordna styrelseledamöter och revisor.

Det kan handla om att en styrelse måste kompletteras med en ny ledamot för att kunna fatta beslut, eller att en revisor som uppfyller lagens kvalifikationskrav måste sköta revisionen.

Om en pensionsstiftelse tryggar pensionsutfästelse till en huvuddelägare till företaget eller dennes efterlevande så är det Länsstyrelsen som förordnar ordförande i styrelsen. Ordföranden har då som uppgift att vara opartisk gentemot arbetsgivar- och arbetstagarledamöterna, utöver att kalla till styrelsemöten.

Pensionsstiftelser som inte tryggar pensionsutfästelse till huvuddelägare behöver inte ha en ordförande, men de flesta har ändå det. I dessa stiftelser är det styrelsen som förordnar ordförande. Skulle styrelseledamöterna inte komma överens kan Länsstyrelsen förordna en ny ordförande.

Förordnande av ordförande i personalstiftelse kan ske på samma sätt. Det är dock ovanligt att en personalstiftelse grundas av ett företag där huvuddelägaren omfattas av ändamålet. Förordnande av ordförande i personalstiftelse blir därför sällan aktuellt.

Anmälan

Styrelsen ska så snart som möjligt anmäla till Länsstyrelsen att de behöver hjälp med att förordna en ny ordförande. Det kan till exempel ha skett försäljningar av aktier eller andelar i företaget så att någon av pensionsborgenärerna blir huvuddelägare.

  • Bifoga ett utdrag ur styrelsens protokoll där det framgår förslag på person som kan förordnas. Om stiftelsen är registrerad är det viktigt att stiftelsen lämnar fullständiga uppgifter om den föreslagne personen.

Länsstyrelsens prövning

Länsstyrelsen prövar om den föreslagna personen kan förordnas och meddelar sedan styrelsen om personen kan förordnas eller inte.

Den som är underårig, satt i konkurs eller har förvaltare kan inte förordnas till ledamot eller ordförande.

I vissa situationer kan Länsstyrelsen behöva förordna en eller flera ledamöter i en pensions- eller personalstiftelse för att styrelsen ska vara beslutför.

Förordnandet gäller till dess att en ny ledamot har blivit utsedd i behörig ordning. Har den förre ledamoten avsatts för en viss tid, gäller förordnandet för den nye ledamoten för den tid ordinarie ledamot är borta.

Anmälan

Stiftelsens styrelse ska så snart som möjligt anmäla till Länsstyrelsen att en eller flera ledamöter behöver förordnas.

  • Bifoga ett utdrag ur styrelsens protokoll med förslag på personer som kan förordnas.

Det är viktigt att stiftelsen lämnar fullständiga uppgifter om personerna som föreslås så att dessa vid ett eventuellt förordnande kan registreras.

Länsstyrelsens prövning

Länsstyrelsens ska förordna ledamöter så att styrelsen blir beslutför, inte så att styrelsen blir fulltalig.

Den som är underårig, försatt i konkurs eller har förvaltare kan inte vara styrelseledamot.

Länsstyrelsen meddelar i ett beslut vem eller vilka som har förordnats, i vilken funktion och för vilken tid.

Tillstånd för pensions- och personalstiftelser

Pensions- och personalstiftelser måste inför olika åtgärder ansöka om tillstånd hos Länsstyrelsen.

Det förekommer att en näringsverksamhet behöver övergå från en arbetsgivare till en annan utan att samtliga pensionsborgenärers samtycke kan inhämtas. Länsstyrelsen behöver då godkänna det.

Både den arbetsgivare som överlåter näringsverksamheten och den som övertar den bör ha kreditförsäkring i Försäkringsbolaget PRI Pensionsgaranti.

Anmälan

  • Anmälan om medgivande till övertagande bör innehålla en bekräftelse från PRI Pensionsgaranti om att ett övertagande får ske.
  • Bekräftelsen ska vara underskriven av behöriga firmatecknare för både det överlämnande och övertagande företaget.
  • Bifoga aktuella registreringsbevis som visar firmateckningsrätten för överlämnande och övertagande företag.
  • Förse anmälan med ett följebrev med namn på den eller de kontaktpersoner som Länsstyrelsens ska skicka beslutet till.

Länsstyrelsens prövning

Länsstyrelsen kontrollerar att PRI Pensionsgaranti lämnat sin bekräftelse och att den är undertecknad av behöriga företrädare för de båda företagen. Om så är fallet anses i regel att samtycke från berörda pensionsborgenärer inte behöver inhämtas.

Det förekommer att en pensions- eller personalstiftelse behöver överföras från en arbetsgivare till en annan i samband med att näringsverksamheten övergår. Länsstyrelsen ska godkänna överföringen.

Både den arbetsgivare som överlåter näringsverksamheten och den som övertar den måste vara överens om att stiftelsen ska överföras.

Anmälan

Anmälan om medgivande till överföring ska göras av stiftelsens styrelse.

  • Bifoga ett utdrag ur styrelsens protokoll där det framgår att man beslutat att ansöka om överföring av stiftelsen (och eventuellt beslutat om stadgeändringar).
  • Eftersom den nya arbetsgivaren i regel har ett annat namn än företrädaren behöver stiftelsens föreskrifter ändras i tillämpliga delar. Det är därför lämpligt att styrelsen för stiftelsen fattar ett beslut även om detta och tar fram ett nytt exemplar av stiftelsens föreskrifter, så som de ska se ut efter överföringen.
  • Bifoga ett aktuellt registreringsbevis för den arbetsgivare som stiftelsen ska överföras till.
  • Bifoga anmälan med information med namn på den eller de kontaktpersoner som Länsstyrelsen ska skicka beslutet till.

Länsstyrelsens prövning

Länsstyrelsen kontrollerar att styrelsen beslutat om överföring och att näringsverksamheten övergått till den nye arbetsgivaren.

Länsstyrelsen undersöker även om de stadgeändringar som eventuellt har beslutats är riktiga och i övrigt förenliga med tryggandelagen.

Om så är fallet finner Länsstyrelsen i regel att stiftelsen får överföras och medger detta i ett skriftligt beslut.

Om stiftelsens namn och ändamålstext ändrats på ett riktigt sätt bekräftas även detta och ett nytt registreringsbevis med de nya uppgifterna bifogas beslutet.

Att observera

Eftersom pensions- och personalstiftelser alltid ska vara registrerade är det viktigt att styrelsen beslutar att nya uppgifter på arbetsgivaren ska tas in i stiftelsens namn och ändamålstext (stadgeändringar).

Det är även nödvändigt att lämna fullständiga uppgifter (namn, personnummer, adress och telefon) om de nya ledamöter i styrelsen som kan ha valts in i samband med överföringen samt uppgift om de representerar arbetsgivaren eller de arbetstagare som omfattas av stiftelsens ändamål.

Det förekommer att ett pensionstryggande behöver överföras från en arbetsgivare till en annan i samband med att en anställd byter arbetsgivare.

Om pensionsutfästelserna för de båda arbetsgivarna tryggas i en gemensam pensionsstiftelse kan Länsstyrelsen godkänna att den aktuella andelen av pensionstryggandet i stiftelsen får överföras från den ena arbetsgivarens andel i stiftelsen till den andra arbetsgivarens andel i samma stiftelse.

Båda arbetsgivarna måste vara överens om att pensionstryggandet ska överföras.

Anmälan

Anmälan om medgivande till överföring av andelen ska göras av stiftelsens styrelse. stiftelsen.

  • Bifoga ett utdrag ur styrelsens protokoll där det framgår att man beslutat att ansöka om överföring av pensionstryggandet.
  • Lämna uppgifter om de berörda arbetsgivarnas organisationsnummer och namn.
  • Meddela om de berörda pensionsborgenärerna har samtyckt till överflyttningen eller om Länsstyrelsen ska pröva ansökan även enligt övertagande av pensionsutfästelse.
  • Bifoga namn på den eller de kontaktpersoner som Länsstyrelsen ska skicka beslutet till.

Länsstyrelsens prövning

Länsstyrelsen kontrollerar att styrelsen beslutat om överföring och att den anställde övergått till den nya arbetsgivaren.

Länsstyrelsen undersöker även om de båda arbetsgivarna tryggar utfästelser i den gemensamma stiftelsen och att frågan om ett eventuellt medgivande enligt övertagande av pensionsutfästelse är avklarad.

Om så är fallet finner Länsstyrelsen i regel att pensionstryggandet får överföras och medger detta i ett skriftligt beslut.

En pensions- eller personalstiftelse står under tillsyn av Länsstyrelsen som är tillsynsmyndighet i det län där arbetsgivaren har sitt hemvist.

Stiftelsetillsynen består av kontroll, ingripande och service.

  • Kontroll. Dels granskning av årsredovisningshandlingar och dels genom att begära in handlingar eller upplysningar i övrigt som kan behövas för att kontrollera stiftelsens förvaltning.
  • Ingripande. Tillsynsmyndigheten har både rätt och skyldighet att ingripa om förvaltningen eller revisionen av stiftelsen inte utövas i enlighet stiftelseförordnandet eller bestämmelserna i tryggandelagen eller om en styrelseledamot annars missköter sitt uppdrag.
  • Service i form av råd och upplysningar till stiftelserna.
    Syftet är att säkerställa att reglerna i stiftelseförordnandet följs enligt gällande lagreglering.

Länsstyrelsen har ett antal tillsynsverktyg till sitt förfogande, till exempel kan myndigheten begära in handlingar eller upplysningar från styrelse/ förvaltare, kalla till sammanträde, utföra inspektion, avsätta styrelse, förbjuda genomförande av beslut med mera. Den som anser att det finns brister i en stiftelses förvaltning kan alltid skicka en skrivelse till Länsstyrelsen.

Beställ registreringsbevis

Du kan beställa registreringsbevis för en eller flera stiftelser i vår e-tjänst. Registreringsbeviset kostar 225 kronor per bevis.

Du kan beställa registreringsbevis per post eller till en digital brevlåda, om du har en sådan.

Länsstyrelsen i Östergötlands län hanterar frågor om stiftelser för Östergötlands, Jönköpings och Kalmar län.

Kontakt

Länsstyrelsen Östergötland