En bra start är att börja med utvärderingen

Under förra veckan genomfördes en utbildning för utvärderingsledare. Utbildningen handlade om hur en organisation skapar lärande och förändring genom övning, och att utvärdering är bland det första en organisation behöver fundera kring inför en övning. Länsstyrelsen i Norrbotten tillsammans med föreläsare från 4C Strategies arrangerade dagen som satte fokus på hur en organisation behöver agera för att kunna förändras utifrån resultat från en övning.

Utifrån aktörsgemensamma mål behöver varje organisation brytas ner målen till sin egen nivå i beredskapssystemet, för att målen ska bli relevanta och kunna följas upp i en utvärdering för organisationen. Syftet med en övning kan vara både lärande och prövande, och resultatet från övningen ska ge organisationen återkoppling genom insikter, rekommendationer och åtgärdsförslag, som dokumenterats och presenteras i en utvärderingsrapport.

Utvärderingsprocess och metod

Utvärderingsprocessen som presenterades vid utbildningen bestod av fem steg. Det andra steget i processen handlar om datainsamling under själva övningen. Datainsamlingen görs i sin tur i tre steg, genom att övningen observeras, utvärderas med övade precis efter avslut och det genomförs även en utvärdering någon vecka senare. Hela utvärderingsprocessen behöver en utvärderingsorganisation för att planering, genomförande och omhändertagande av lärdomar ska vara effektiv och kunna nyttjas för att göra förändringar i organisationen.

Kunskapspass, övningsmoment och dialog

Deltagare på utvärderingsutbildningen kom bland annat från Norra civilområdets kansli och Överkalix kommun. David Enbom från Överkalix kommun har en hel del erfarenhet av övning och var en av deltagarna som förde dialog om processens olika steg.

Det är viktigt att lyssna in alla i rummet vid en utvärdering. Det är inte bara de starka rösterna som ska höras, därav är det bra att fördela ordet i en ordning som gör att alla kommer till tals vid utvärderingen, tillade David Enbom vid en punkt som handlade om utvärderingsmetoden After Action Review.

Datainsamling till utvärderingsrapporten görs även genom att en övning observeras av utvärderare. Planeringen behöver därav innehålla indikatorer som gör att utvärderaren kan se om målen blir uppfyllda eller inte. Robert Svanberg från Norra civilområdet ser att beställarens avsikt och mål med övningen behöver finnas som grund i utvärderingen.

En av utvärderingens viktigaste uppgifter är att svara på frågor som kan göra skillnad för organisationen. Genom att förstå styrkor och brister går det att se utvecklingsbehoven. Genom erfarenhetshanteringen får berörda information om resultat där arbetet med eventuella förändringar beslutas av beställaren, säger Robert Svanberg vid en gruppdiskussion som handlade om övningsmål.