Upphandlingar
Länsstyrelsen är en egen upphandlande myndighet. Vi gör inköp och upphandlingar av varor och tjänster som till exempel kontorsmaterial, skyltar, undersökningar och utredningar.
Länsstyrelsen följer lagen om offentlig upphandling och avropar från de statliga ramavtalen. Vi har fastställda riktlinjer för hur vi ska köpa eller hyra varor och tjänster.
Aktuella upphandlingar
Våra aktuella upphandlingar annonseras via OPIC
Länk till annan webbplats.
Du kan behöva göra en verifiering för att få se aktuella upphandlingar. Verifieringen görs för att systemet inte ska genomsökas av automatiserad programvara (så kallade robotar). Bilden tolkas enkelt av människor men inte av automatiserad programvara.
Stöd vid offentlig upphandling
Råd till anbudsgivare
Det är flera formaliteter som måste vara avklarade när du ska lämna anbud till en statlig myndighet. Att delta i en upphandling och lämna anbud behöver inte vara så krångligt som det kan se ut vid första anblick.
Börja i tid
I underlagen begär vi ofta in certifieringar, intyg och andra uppgifter som kan ta tid att samla in. Det är därför bra att läsa igenom vad som krävs i god tid innan sista anbudsdag.
Läs förfrågningsunderlaget noga
Eftersom möjligheten för att komplettera anbudet i efterhand är mycket begränsad är det viktigt att alla frågor som ställs i förfrågningsunderlaget besvaras klart och tydligt. Gå igenom förfrågningsunderlaget och tänk på följande:
- Stämmer tekniska och andra specifikationer med vad du kan erbjuda?
- Stäm av mot kraven.
Ställ frågor och förtydligande
Påtala eventuella brister i upphandlingsdokumenten så tidigt som möjligt under anbudstiden. Hur du ställer frågor framkommer av förfrågningsunderlaget. Svar på inkomna frågor publiceras även så att alla anbudsgivare får samma information.
Frågor och svar bidrar till att upphandlingsprocessen blir mer genomskinlig och rättvis.
Svara även på självklara frågor
Även om vi känner till dig som leverantör kan vi endast utgå från de svar du lämnat i anbudet.
Följ krav och villkor
Det är viktigt att du kan leva upp till alla angivna ”ska-krav” och att du accepterar de angivna avtalsvillkoren.
Om du inte kan uppfylla alla krav
Det är möjligt att inleda ett samarbete med ett annat företag och åberopa det företagets kapacitet. Tänk även på möjligheten att bli underleverantör.
Kontrollera ditt anbud
Det viktigaste rådet vi kan ge är att du bör kontrollera noga så att alla intyg, certifieringar och uppgifter som vi frågar efter i förfrågningsunderlaget finns med i ditt anbud. Lagen ger oss små möjligheter att be dig komplettera i efterhand.
Kontrollera datum
Det är viktigt att du lämnar in anbudet senast sista anbudsdagen. Vi prövar inte anbud som lämnats in försent.
Lämna in anbudet på det sätt och i den form som efterfrågas
I förfrågningsunderlaget står det tydligt hur du ska lämna in ditt anbud. För att ditt anbud ska bli giltigt är det är viktigt att du följer instruktionen.
Avvakta tilldelningsbeslut
Efter att anbuden har utvärderats kommer vi skicka ut ett tilldelningsbeslut. I beslutet kommer det framgå hur utvärderingen gått till samt vilken anbudsgivare som har vunnit upphandlingen.
En offentlig upphandling av större omfattning genomförs alltid skriftligt. Den upphandlande enheten anger krav och önskemål i ett förfrågningsunderlag och leverantören svarar med ett anbud. Möjligheterna att i efterhand förändra något i dessa handlingar är mycket begränsade.
Läs förfrågningsunderlaget noga
Eftersom möjligheten för att komplettera anbudet i efterhand är mycket begränsad är det viktigt att alla frågor som ställs i förfrågningsunderlaget besvaras klart och tydligt. Gå igenom förfrågningsunderlaget och tänk på följande:
- Stämmer tekniska och andra specifikationer med vad du kan erbjuda?
- Stäm av mot kraven. Kontakta upphandlande enhet om det är något du undrar.
- Tillåts ”alternativa utföranden”?
Det måste framgå av förfrågningsunderlaget om alternativa utföranden kommer att beaktas vid upphandlingen. Om inte alternativa utföranden tillåts, lägg inte tid på att försöka ta fram egna/bättre förslag än vad som efterfrågas.
Håll rätt kvalitet
Ligg på den nivå som anges i förfrågningsunderlaget. Så nära kraven som möjligt. För låga prestationer kan medföra att anbudet inte tas upp, för höga att det är för dyrt.
Följ instruktionerna i underlaget
Använd de formulär/blanketter som upphandlande enhet eventuellt bifogar och vill ha ifyllda.
Pris i anbudet
Du kan i regel inte förhandla och i efterhand komma med rabatter. Du kan bara ändra uppenbara felräkningar.
Anbud i rätt tid
För sent inkomna anbud tas ej upp till prövning.
Påpeka oklarheter eller fel i underlaget
Ta genast kontakt med kontaktpersonen för upphandlingen. Detta är mycket viktigt. Om synpunkter anmärks i tid kan det göras förtydliganden eller rättelser.
Generella frågor och svar om upphandlingar
Ett urval av de återkommande frågor vi får om vad som gäller vid upphandlingar.
Ett ramavtal är ett avtal där man har kommit överens om villkor som senare kommer att gälla för en viss vara eller tjänst. Ramavtal kan tecknas för upphandlingar av såväl varor och tjänster som byggentreprenader
Ramavtal (Upphandlingsmyndigheten.se) Länk till annan webbplats.
Ett ramavtal får maximalt gälla i fyra år. Endast vid särskilda fall får ett ramavtal gälla under längre period.
Alla företag och organisationer kan lämna anbud med förutsättning att de kan uppfylla upphandlingens ställda krav.
Anbud lämnas via upphandlingsverktyget Tendsign.
Att delta i en upphandling och lämna anbud behöver inte vara så krångligt som det kan se ut vid första anblick. Här finns tips och råd för dig som vill lämna anbud.
Tio tips till anbudslämnare
Det är viktigt för oss att följa marknadens utveckling. Du kan höra av dig till oss om du har frågor eller vill dela med dig av dina tankar. Kontaktuppgifter finner du längst ner på denna sidan.
Efter att anbuden har utvärderats kommer vi skicka ut ett tilldelningsbeslut. I beslutet kommer det framgå hur utvärderingen gått till samt vilken anbudsgivare som har vunnit upphandlingen.
I förfrågningsunderlaget står det tydligt hur du ska lämna in ditt anbud. För att ditt anbud ska bli giltigt är det är viktigt att du följer instruktionen.
Det är viktigt att du lämnar in anbudet senast sista anbudsdagen. Vi prövar inte anbud som lämnats in försent.
Det viktigaste rådet vi kan ge är att du bör kontrollera noga så att alla intyg, certifieringar och uppgifter som vi frågar efter i förfrågningsunderlaget finns med i ditt anbud. Lagen ger oss små möjligheter att be dig komplettera i efterhand.
Det är möjligt att inleda ett samarbete med ett annat företag och åberopa det företagets kapacitet. Tänk även på möjligheten att bli underleverantör.
Det är viktigt att du kan leva upp till alla angivna ”ska-krav” och att du accepterar de angivna avtalsvillkoren.
Även om vi känner till dig som leverantör kan vi endast utgå från de svar du lämnat i anbudet.
I upphandlingssystemet finns en frågor och svarsfunktion. Det går också att ringa, vi lägger ut din fråga anonymt med svar i systemet så att alla som hämtat underlaget får tillgång till informationen.
I underlagen begär vi ofta in certifieringar, intyg och andra uppgifter som kan ta tid att samla in. Det är därför bra att läsa igenom vad som krävs i god tid innan sista anbudsdag.
Nej, det finns inget krav att man alltid måste välja lägst pris. Länsstyrelsen kan välja en vara eller tjänst som är ”ekonomiskt mest fördelaktig”, då utvärderas fler aspekter än pris.
Kraven måste vara rimliga i hänsyn till vad som ska upphandlas. Krav i en upphandling kan delas upp i två:
- krav på leverantören
- krav på det som ska levereras
Krav på leverantören kan till exempel vara ekonomisk styrka. Krav på det som ska levereras kan till exempel vara leveranstid och utformning av tjänst eller vara.
Sekretess för ett upphandlingsärende gäller från det att upphandlingen påbörjats till att länsstyrelsen är färdig med utvärderingen av anbuden. Sekretessen bryts först när tilldelningsbeslutet meddelas. Tilldelningsbeslutet skickas till samtliga anbudsgivare och innehåller information om vilken anbudsgivare som har tilldelats kontraktet och anledningen till detta.
Nej, det är inte tillåtet att ställa krav på att leverantören ska vara bunden till ett kollektivavtal. Det följer av de grundläggande principerna, främst proportionalitetsprincipen. Det är däremot möjligt att ställa särskilda arbetsrättsliga villkor, exempelvis lön, semester och arbetstid som är i nivå med svenska kollektivavtal.
Ja, Länsstyrelserna arbetar aktivt med hållbarhetskrav i upphandling.
I lagen om offentlig upphandling (LOU) framgår det att det inte är tillåtet att behandla leverantörer olika beroende på geografisk hemvist. Den fria rörligheten inom EU och lagen om offentlig upphandling styr hur upphandlingar får göras. Länsstyrelsen kan däremot skapa goda förutsättningar för lokala, ofta mindre företag, genom att utforma förfrågningsunderlaget så att fler kan lämna anbud.
Har du frågor om upphandlingar kan du kontakta vår Inköps-och upphandlingssamordnare (kontaktuppgifter hittar du längst ner på den här sidan). Det finns även möjlighet att boka ett möte med en upphandlare.
Kontakt
Länsstyrelsen Kalmar län
Besöksadress: Regeringsgatan 1, Kalmar
E-post: kalmar@lansstyrelsen.se
Telefon till växeln: 010-223 80 00