Beredskapsveckan 2023:
Tempoväxling när det gäller

Ju mer eftertänksam du har varit innan en samhällsstörning, desto mer handlingskraft kan du visa när det är dags att hantera den.

Anders Hansson satt på ett möte i Stockholm när deltagarnas telefoner började ringa. De flesta i rummet hade, precis som Anders, någon slags position inom säkerhetsskydd hos Sveriges länsstyrelser. Nu strömmade rapporter in om att brev med misstänkt innehåll hade kommit till deras respektive kontor.

Dagen var den 29 mars 2023, och pulverbrevshändelsen hade börjat.

Snabba reaktioner

Anders ringde direkt hem till jobbet i Östersund för att orientera sig om läget och dela med sig av vad han visste. Sedan gick det fort. Inom en timme var Länsstyrelsens postrum avspärrat, personal som hade hanterat posten isolerad, polisen på plats med avspärrningar och den interna krisledningen samlad i ett konferensrum för att börja jobba.

Alla började hantera händelsen med hjälp av checklistor, rutiner och inövade roller. För en så snabb reaktion från flera inblandade parter bygger på planering, övning och insikten om när det är läge att vara eftertänksam, och när det dags att agera.

Vad var det som gjorde att vanligtvis sävliga myndigheter plötsligt kunde agera så snabbt och bestämt?

Nyutbildad och övad ledning

Statlig förvaltningskultur är avsiktligt uppbyggd för att vara långsam. Då undviker man ogenomtänkta beslut som kan drabba medborgare, företag eller föreningar på sätt som inte var meningen. Men när en kris hotar säkerheten duger det inte längre att vara långsam. Då måste tempot öka rejält. Särskilt om krisen drabbar den egna verksamheten och de anställdas fysiska säkerhet som i fallet med pulverbreven.

I konferensrummet på Länsstyrelsen i Östersund samlades ett tiotal personer ur länsledningen och chefen för de djurskyddshandläggare som indirekt hotades av breven. De flesta befann sig i rummet, andra var med via länk. Turligt nog hade länsledningen alldeles nyligen utbildats och övats i just intern krisledning, så saker som rollfördelning och ansvar var klara från start.

Eftertänksamhet och handlingskraft

Just den här smidiga tempoökningen visade hur tätt eftertänksamhet och handlingskraft hänger ihop. Att agera jättesnabbt utan att först ha tänkt igenom vad man ska göra, när det ska göras, vem som ska göra det, och så vidare, brukar sällan sluta bra. Det krävs planering, men när krisen väl inträffar hinner man inte planera. Det måste göras i förväg.

I krisledningen ringde media och ville ha intervjuer, den egna personalen skulle informeras, de isolerade tas om hand, lägesbild upprättas, budskap formuleras, med mera. Vid normala samhällsstörningar i länet är det länsstyrelsen som leder det arbetet, men nu var det myndigheten själv som drabbades.

– Det var verkligen mycket som hände på en gång den dagen, minns länsråd Susanna Löfgren, som var krisledare vid Länsstyrelsen Jämtlands län under pulverbrevshändelsen. Det är lätt att bli distraherad om man inte har en plan att gå efter. Men med bra övning och planering kan man öka takten och ändå inte hamna snett.

Växla upp i vardagen också

De sammanhang du rör dig i till vardags är förmodligen (och förhoppningsvis) mindre formellt organiserade än en statlig myndighet, men det kan ändå vara smart att själv anamma pendelsvängningen mellan eftertänksamhet och dådkraft.

På samma sätt som myndigheter behöver ni prata igenom hur ni i föreningen, familjen, samfälligheten, etc gör om det händer något som tvingar er att växla tempo. Några exempel:

• Var samlas ni om ni inte får kontakt digitalt?
• Var finns er krislåda?
• I vilken ordning ska ni göra saker? (Här är en checklista jättebra)
• Har kommunen en anvisad plats dit man kan gå vid en stor samhällsstörning?
• Vilka kan ni be om hjälp?
• Finns det någon ni behöver hjälpa?

En sådan här lista kan bli väldigt lång, men försök fokusera på de stora bitarna – hur ska ni få skydd, vatten och mat. I den ordningen. Tre-regeln säger att man ska ha skydd inom tre timmar, vatten inom tre dagar och mat inom tre veckor. (Och luft inom tre sekunder om man vill vara noga, men det brukar man inte behöva en minnesregel för.)

Tänk även på att omdöme och hjärnkapacitet kan sjunka drastiskt när man är kall, hungrig och chockad. Vi människor gör ofta väldigt konstiga saker i kriser. Det går att ändå bli handlingskraftig, men då gäller det att ha enkla rutiner och checklistor att luta sig mot.

Eller som Miguel Guerrero skriver i boken Krisberedskap för alla, ”Många missförstår det här med att tempoväxla och tror att det per automatik innebär att du ska göra alla rörelser tio gånger fortare, skrika i stället för att prata och bli så aggressiv som möjligt. På ett magiskt sätt ska det transformeras till effektivitet.”

Följ överenskomna rutiner

Det var just rutiner myndigheterna hade när pulverbreven anlände i slutet av mars. Pulvret visade sig ofarligt, men det blev klart först sent på eftermiddagen. Och innan man vet det måste man visa handlingskraft, med stöd i de rutiner man har kommit överens om i förväg.

– Om jag hade satt mig på ett flyg eller tåg hem till Jämtland hade jag inte kunnat hantera någonting, berättar Anders Hansson. Så jag resonerade att det bästa jag kunde göra var att stanna där jag var och hjälpa till genom telefonen och datorn. Och låta den interna krisledningen i Östersund sköta resten. Vilket de gjorde.