Diarium och allmänna handlingar

Här får du information om hur du söker på ett ärende i vårt diarium och vad som gäller för allmänna handlingar.

Alla handlingar som kommer in till Länsstyrelsen, eller som vi själva skapar, är allmänna. Det innebär att du har rätt att se dem. Vissa uppgifter i handlingarna kan vara sekretessbelagda, och får då inte lämnas ut.

Vill du söka på ett ärende?

I webbdiariet kan du söka fram ärenden och se vad det är för typ av handlingar som kommit in eller som har upprättats av myndigheten. Du kan även se vilka beslut som har fattats i ärendet. Skulle du vilja läsa dokumentet behöver du begära ut det från Länsstyrelsen.

Ta kontakt med länsstyrelsen om du vill ta del av ett dokument, ha mer detaljerad information eller har frågor kring äldre ärenden.

Vill du skicka en skriven förfrågan så maila till gotland@lansstyrelsen.se eller posta ditt brev till Länsstyrelsen Gotlands län, 621 85 Visby .

Vill du ringa och begära ut handlingar så når du registrator eller ansvarig handläggare via vår växel 010-223 90 00.

Vill du ta del av handlingar på plats är du välkommen till Visborgsallén 4 i Visby.

I vårt diarium ser du ärenden som är registrerade från och med den 8 juni 2011. Vi registrerar dagligen nya ärenden. När vi beslutat eller avslutat ett ärende kan du se det i webbdiariet i ytterligare sex månader. Vissa ärenden och handlingar visas inte i webbdiariet utan kan vara registrerade i andra system eller ordnade på annat sätt.

Hur lång tid tar ditt ärende?

Vårt uppdrag är att hantera alla ärenden effektivt och rättssäkert. Det här påverkar hur lång tid ärendet tar:

  • Saknar vi underlag i ditt ärende måste vi be dig komplettera och då tar det längre tid. Du kan snabba på ditt ärende genom att från början skicka in allt underlag vi behöver för att kunna fatta beslut.
  • Ibland måste vi vänta på synpunkter från andra myndigheter eller människor som är berörda av ditt ärende.

Behöver du komplettera ett ärende?

Med vår e-tjänst kan du lämna in kompletteringar och yttranden till oss.

Allmänna handlingar

En handling innehåller information av något slag. Några exempel på handlingar är: brev, protokoll, beslut, e-post, video- och bandupptagningar.

Du kan ta del av en handling hos Länsstyrelsen om den är allmän och inte innehåller sekretessbelagda uppgifter. Handlingen är allmän om den har kommit in till oss eller har upprättats hos oss.

När får du inte ta del av en handling?

Du kommer inte få ta del av en handling

  • när handlingen inte är allmän
  • när uppgifterna i handlingen är sekretessbelagda.

Vad innebär sekretess?

Vissa uppgifter i allmänna handlingar är sekretessbelagda. De uppgifterna får vi inte lämna ut till allmänheten.

Du kan be om att få ta del av sekretessbelagda uppgifter i en allmän handling. Då gör vi en bedömning av din förfrågan. Vi följer de lagar som finns när vi avgör vad som omfattas av sekretess eller inte. Om du får beskedet att du inte får ta del av uppgifterna i handlingen på grund av sekretess får du också information om hur du kan överklaga.

Du kan få läsa de offentliga delarna i handlingen om du vill. I sådana fall täcker vi över de sekretessbelagda delarna så att du endast kan se de offentliga delarna.

Ring till vår växel 010- 223 90 00 och be att få prata med registrator.

Du kan också maila till gotland@lansstyrelsen.se och beskriva vad du söker.

Vid utlämnande av allmänna handlingar tar Länsstyrelsen i Gotlands län ut en avgift. Hur myndigheter ska ta betalt vid utlämnande av allmän handling framgår av avgiftsförordningen.

Om de handlingar du vill ta del av finns tillgängliga elektroniskt och du vill ha dem levererade elektroniskt betalar du en avgift per handling. Du kan få nio handlingar utan kostnad. Den tionde handlingen kostar 50 kronor och efterföljande handlingar kostar två kronor styck.

Om de begärda handlingarna inte finns tillgängliga elektroniskt eller du önskar få dem utskrivna betalar du istället en avgift per sida. Du kan få nio sidor utskrivna, kopierade eller skannade utan kostnad. Den tionde sidan kostar 50 kronor och efterföljande sidor kostar två kronor styck.

Om du vill ha handlingarna skickade till dig med post så tillkommer portokostnad, och för leverans på USB-sticka tillkommer kostnad för själva stickan.

Om din begäran är mycket stor har vi även rätt att ta betalt för den arbetstid det tar att kopiera och skanna materialet. Kostnaden är då 80 kronor per påbörjad 10-minutersperiod.

Hur tar du del av en allmän handling?

För att läsa en allmän handling eller få en kopia kan du

  • skicka en skriven förfrågan
  • ringa
  • kontakta den ansvariga handläggaren
  • besöka oss.

Får du ta med handlingarna hem?

Du får inte ta med dig originalhandlingar hem.

Du kan ta del av handlingar genom att

  • läsa dem i Länsstyrelsens lokaler
  • skriva av dem eller fotografera dem med exempelvis mobilkamera
  • be om att få en kopia på handlingen hemskickad, mot en eventuell kostnad för kopiorna.
  • be om att få handlingen kopierad på plats, mot en eventuell kostnad för kopiorna.

Hur fort kan du få handlingarna?

En allmän handling ska lämnas ut så fort det går. Det kan ibland ta längre tid om vi måste avgöra om uppgifterna i en handling är sekretessbelagda eller inte.

Kan du få handlingar via e-post?

Vi är inte skyldiga att lämna ut handlingar via e-post men vi ger ofta den servicen i enlighet med vår serviceskyldighet.

Dataskyddsförordningen kan göra att vi inte får lämna ut handlingar elektroniskt.

Du får vara anonym

Du behöver inte tala om vem du är när du begär ut allmänna handlingar. Du behöver heller inte berätta varför du vill ha handlingarna.

När en handling innehåller eller uppgifter som omfattas av sekretess, kan vi behöva veta vem som begär ut handlingen för att kunna göra en sekretessprövning. Det gäller också om handlingen innehåller personuppgifter eller ska lämnas ut elektroniskt.

Du kan klaga

Om du nekas att ta del av en handling, helt eller delvis, får du information om hur du kan få ett skriftligt beslut som kan överklagas till kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen har tagit för lång tid kan du anmäla det till Justitieombudsmannen.

Din kontakt med oss kan bli en allmän handling

Även informationen om din egen kontakt med Länsstyrelsen kan komma att bli en allmän handling som kan läsas av andra.

Behöver du hjälp?

Vi hjälper dig att hitta rätt i diariet eller ta del av en allmän handling.

Arkiv

Länsstyrelsens arkivbildning går tillbaka till 1645 och omfattar totalt drygt 50 olika arkiv.

De äldsta arkivhandlingarna, från 1645 till 1970, är levererade till Landsarkivet i Visby Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Förfrågningar om dessa handlingar ställs till Landsarkivets forskarexpedition.

Handlingar i ärenden avslutade från och med 1971 finns tillgängliga hos Länsstyrelsen. Hos oss finns även Lantbruksnämnden, Länsbostadsnämnden med flera arkiv.

Kontakta Länsstyrelsens arkivarie via vår växel, 010- 223 90 00 eller skicka e-post till gotland@lansstyrelsen.se .

Kontakt

Länsstyrelsen i Gotlands län

Telefon: 010‑2239000

Dela sidan:

Landshövding

Anders Flanking

Besöksadress

Visborgsallén 4

Postadress

621 85 VISBY

Organisationsnummer

202100-2312

Följ oss