Diarium och allmänna handlingar

Vill du se en allmän handling eller söka på ett ärende som ligger hos oss? Här får du information om vad som gäller för allmänna handlingar och hur du söker i våra diarier.

Alla handlingar som kommer in till Länsstyrelsen, eller som vi själva skapar, är allmänna. Det innebär att du har rätt att se dem. Vissa uppgifter i handlingarna kan vara sekretessbelagda, och får då inte lämnas ut.

I våra diarier kan du söka på ärenden som vi hanterar och se vilka handlingar som kommit in till dem, men du kan inte läsa själva dokumenten.

Diarium

I länsstyrelsernas diarier registreras dagligen nya ärenden, handlingar i pågående ärenden och när beslut fattas i ärenden. Uppgifterna i diariet är allmänna, vilket innebär att alla har rätt att se dem om de inte är sekretessbelagda.

Via våra diarier får du tillgång till ärenden som är registrerade från och med den 8 juni 2011.

Vill du skicka en skriven förfrågan så maila till gotland@lansstyrelsen.se eller posta ditt brev till Länsstyrelsen Gotlands län, 621 85 Visby .

Vill du ringa och begära ut handlingar så når du registrator eller ansvarig handläggare via vår växel 010-223 90 00.

Vill du ta del av handlingar på plats är du välkommen till Visborgsallén 4 i Visby.

Allmänna handlingar

En handling innehåller information av något slag. Några exempel på handlingar är: brev, protokoll, beslut, e-post, video- och bandupptagningar.

Du kan ta del av en handling hos Länsstyrelsen om den är allmän och inte innehåller sekretessbelagda uppgifter. Handlingen är allmän om den har kommit in till oss eller har upprättats hos oss.

När får jag inte ta del av en handling?

  • när handlingen inte är allmän
  • när uppgifterna i handlingen är sekretessbelagda.

Vad innebär sekretess?

Vissa uppgifter i allmänna handlingar är sekretessbelagda. De uppgifterna får vi inte lämna ut till allmänheten.

Du kan be om att få ta del av sekretessbelagda uppgifter i en allmän handling. Då gör vi en bedömning av din förfrågan. Vi följer de lagar som finns när vi avgör vad som omfattas av sekretess eller inte. Om du får beskedet att du inte får ta del av uppgifterna i handlingen på grund av sekretess får du också information om hur du kan överklaga.

Du kan få läsa de offentliga delarna i handlingen om du vill. I sådana fall täcker vi över de sekretessbelagda delarna så att du endast kan se de offentliga delarna.

Hur tar jag del av en allmän handling?

För att läsa en allmän handling eller få en kopia kan du:

  • skicka en skriven förfrågan via e-post eller brev
  • ringa
  • kontakta den ansvariga handläggaren
  • besöka oss

Vid utlämnande av allmänna handlingar tar vi ut avgift enligt 4 och 15 §§ avgiftsförordningen. Avgifterna är specificerade i beslut dnr 116-3566-2015.

I korthet innebär vårt avgiftsbeslut att du kan kan få nio sidor kopierade/skannade utan kostnad. Den tionde sidan kostar 50 kronor och efterföljande sidor kostar två kronor styck.

I de fall då de handlingar du vill ta del av finns tillgängliga elektroniskt i något av våra verksamhetssystem tillämpas avgift per fil. Det innebär att du kan få nio filer utan kostnad. Den tionde filen kostar 50 kronor och efterföljande filer kostar fem kronor styck.

Får jag ta med handlingarna hem?

Du får inte ta med dig originalhandlingar hem.

Du kan ta del av handlingar genom att:

  • läsa dem i Länsstyrelsens lokaler
  • skriva av dem eller fotografera dem med exempelvis mobilkamera
  • be om att få en kopia på handlingen hemskickad, mot en eventuell kostnad för kopiorna.
  • be om att få handlingen kopierad på plats, mot en eventuell kostnad för kopiorna.

Ring till vår växel 010- 223 90 00 och be att få prata med registrator.

Du kan också maila till gotland@lansstyrelsen.se och beskriva vad du söker.

Arkiv

Länsstyrelsens arkivbildning går tillbaka till 1645 och omfattar totalt drygt 50 olika arkiv.

De äldsta arkivhandlingarna, från 1645 till 1970, är levererade till Landsarkivet i Visbylänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. Förfrågningar om dessa handlingar ställs till Landsarkivets forskarexpedition.

Handlingar i ärenden avslutade från och med 1971 finns tillgängliga hos Länsstyrelsen. Hos oss finns även Lantbruksnämnden, Länsbostadsnämnden mfl arkiv.

Kontakta Länsstyrelsens arkivarie via vår växel, 010- 223 90 00 eller skriv ett mail till gotland@lansstyrelsen.se .

Hur fort kan jag få handlingarna?

En allmän handling ska lämnas ut så fort det går. Det kan ibland ta längre tid om vi måste avgöra om uppgifterna i en handling är sekretessbelagda eller inte.

Kan jag få handlingar via e-post?

Vi är inte skyldiga att lämna ut handlingar via e-post men vi lämnar ofta den servicen i enlighet med vår serviceskyldighet.

Dataskyddsförordningen kan göra att vi inte får lämna ut handling elektroniskt.

Du får vara anonym

Du behöver inte tala om vem du är när du begär ut allmänna handlingar. Du behöver inte berätta varför du vill ha handlingarna.

När en handling innehåller uppgifter som omfattas av sekretess kan vi behöva veta vem som begär ut handlingen för att kunna göra en sekretessprövning. Det gäller också när det är fråga om elektroniskt utlämnande och handlingar innehåller personuppgifter.

Du kan klaga

Om du nekas att ta del av en handling, helt eller delvis, får du information om hur du kan få ett skriftligt beslut som kan överklagas till kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen har tagit för lång tid kan du anmäla det till Justitieombudsmannen.

Din kontakt med oss kan bli en allmän handling

Även informationen om din egen kontakt med Länsstyrelsen kan komma att bli en allmän handling som kan läsas av andra.

Behöver du hjälp?

Vi hjälper dig att hitta rätt i diariet eller ta del av en allmän handling.

Kontakt