Vad är ett diarium? 

Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Ett sådant register kallas vanligtvis för diarium.

Del av diariesidan

I diariet registreras uppgifter om dels de handlingar som kommer in till myndigheten, t.ex. brev och ansökningar, dels de handlingar som upprättas vid myndigheten, t.ex. beslut och utredningar. I diariet registreras både offentliga och hemliga handlingar. Däremot behöver inte handlingar som inte är hemliga och som är av mindre betydelse för myndighetens verksamhet registreras.

Vad är en allmän handling?

En handling kan vara ett pappersdokument, t.ex. ett brev. Det kan också vara en s.k. upptagning. En upptagning är information som kräver ett tekniskt hjälpmedel för att uppfattas. Det kan t.ex. vara ett e-postmeddelande, en ljudinspelning eller en videoinspelning.

För att en handling ska vara allmän krävs att den förvaras hos myndigheten. Detta innebär att den ska finnas i myndighetens lokaler eller att myndigheten ska ha tillgång till den med ett tekniskt hjälpmedel, t.ex. en dator. Dessutom måste handlingen vara antingen inkommen till myndigheten eller upprättad där. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial. . En allmän handling är vanligen också offentlig, dvs. vem som helst får ta del av den. Vissa handlingar kan vara sekretessbelagda, dvs. hemliga.

Länsstyrelsens diarium

Det diarium som finns på webben är en kopia av länsstyrelsens ordinarie diarium, där vissa uppgifter dolts. De uppgifter som dolts är:

- sekretessbelagda uppgifter,

- personnummer,

- namn i vissa fall,

- känsliga personuppgifter (uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening samt uppgifter som rör hälsa eller sexualliv),

- uppgifter om lagöverträdelser och

- andra uppgifter som kan leda till intrång i den registrerades personliga integritet.

Vissa ärenden registreras inte i diariet utan helt eller delvis i särskilda register:

  • licensområden för älgjakt
  • jordbruksstöd (EU)
  • körkortsärenden (vissa)
  • stiftelseärenden

Hur kan diariet användas?

Med hjälp av diariet kan du se vilka handlingar som finns hos länsstyrelsen och vilka ärenden som påbörjats och avslutats. I diariet på Internet finns uppgifter om ärenden registrerade fr.o.m. 23 januari 2006. Sex månader efter att ett ärende har avslutats finns inte informationen tillgänglig och är därmed inte längre sökbar.

Hur får man tag på handlingar i diariet?

De handlingar som finns i diariet kan man ta del av genom att besöka länsstyrelsen eller genom att begära en kopia från myndigheten. Det är alltid gratis att ta del av handlingen hos myndigheten, men om man begär en kopia kan myndigheten ta ut en avgift för detta. Man får nio kopior utan kostnad. 10 kopior kostar 50 kr och varje kopia därutöver kostar 2 kr (enligt Avgiftsförordningen 1992:191).

Om länsstyrelsen av någon anledning inte lämnar ut en handling, t.ex. för att den är sekretessbelagd, har man alltid rätt att överklaga det beslutet. Vi ska då informera om hur man överklagar.

Personuppgiftslagen

Alla diarier och de flesta allmänna handlingar innehåller personuppgifter. Personuppgiftslagen reglerar när och hur det är tillåtet att hantera personuppgifter. Personuppgiftslagens regler gäller för myndigheternas hantering av personuppgifter när det inte finns särskilda lagar. Däremot gäller inte personuppgiftslagen när allmänna handlingar ska lämnas ut med stöd av offentlighetsprincipen. Personuppgiftslagen gäller för den som tar del av uppgifter i ett Internetdiarium och själv börjar behandla personuppgifter exempelvis genom att lagra och bearbeta uppgifterna. De uppgifter som finns i diariet får man själv behandla bara om det är tillåtet enligt personuppgiftslagen. Personuppgiftslagen gäller dock inte för sådan behandling av personuppgifter som en fysisk person utför som ett led i en verksamhet av rent privat natur.

Information enligt personuppgiftslagen

Här lämnas information om hur länsstyrelsen behandlar personuppgifter i diariet och även information om myndighetens behandling av sådana personuppgifter som samlas in genom vår webbplats www.lansstyrelsen.se. Länsstyrelsen är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i diariet och på webbplatsen. Personuppgifter som tas in i länsstyrelsens diarium kan komma att läggas ut på vår webbplats för att tillgodose allmänhetens insynsintresse. Personuppgifter som lämnas i samband med prenumerationer och beställningar av informationsmaterial sparas bara så länge som krävs för att kunna expediera beställningen. Länsstyrelsen använder ingen teknisk information i form av inläggning av cookies e.d., som sparas efter besöket och som kan identifiera enskilda besökare. Länsstyrelsen är en statlig myndighet. Detta innebär att meddelanden som skickas till oss blir allmänna handlingar, som kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen. Du har rätt att begära information hos myndigheten om de personuppgifter som berör dig och som länsstyrelsen behandlar. Om du vill ha sådan information, ska du skicka en undertecknad begäran till oss. Begäran kan enligt personuppgiftslagen inte skickas med E-post. Du har rätt att begära rättelse av personuppgifter som avser dig. För att skydda din personliga information kommer all lagring och överföring av information att skyddas med ändamålsenlig säkerhetsteknologi. Bestämmelser om information till den registrerade om behandling av personuppgifter finns i personuppgiftslagen (1998:204).

Mer information om personuppgiftslagen och om information till den registrerade finns på Datainspektionens webbplats, http://www.datainspektionen.se/.

Vem svarar på frågor om diariet ?

Om du har frågor som gäller diariet bör du i första hand vända dig till Länsstyrelsen telefon 021-19 50 00.

 

Kontakta oss

Länsstyrelsen i Västmanlands län
vastmanland snabela lansstyrelsen punkt se¤vastmanland snabela lansstyrelsen punkt se
010-224 90 00